团队使用 ChatGPT 的数据安全清单：文件、敏感信息与权限

团队使用 ChatGPT 时，数据安全不能只依赖成员自行判断。文本、文件、代码、截图和连接器都可能携带客户信息、内部凭据或受限制资料。组织需要先定义清晰规则，再让成员在规则范围内使用。

## 输入前先进行数据分级

建议把资料至少分为公开、内部、敏感和禁止输入四类。公开资料可以在常规场景使用；内部资料需要符合工作区政策；敏感资料必须获得明确授权；密码、验证码、私钥、Session Token、生产数据库导出等秘密信息应禁止输入。

数据名称不是唯一判断标准。一份看似普通的日志，可能包含邮箱、IP、订单号和访问令牌；一张页面截图，也可能暴露后台地址或客户信息。上传前应检查实际内容。

## 文件上传检查清单

- 文件是否属于当前任务的必要输入。 - 是否包含个人信息、客户数据或未公开商业信息。 - 是否存在隐藏工作表、批注、修订记录或文档元数据。 - 是否可以删除无关页面、字段和附件。 - 是否能用脱敏样例替代真实生产数据。 - 使用结束后是否需要按照内部制度清理或归档。

不要因为文件位于公司电脑中，就默认它可以上传。文件所有权和处理权限需要单独确认。

## 严禁发送秘密信息

API Key、数据库密码、SSH 私钥、验证码、会话令牌和生产环境配置不应出现在提示词、截图或附件中。若秘密已经误传，应立即按安全事件处理，而不是只删除聊天记录。

1. 停止继续分享或复制相关内容。 2. 立即吊销或轮换已经暴露的凭据。 3. 保存必要的事件时间、范围和处理记录。 4. 通知安全负责人和系统所有者。 5. 检查日志，确认是否发生异常使用。 6. 完成复盘并更新防护规则。

## 控制连接与权限范围

启用外部数据源、连接器或共享能力前，应确认业务必要性、授权主体、可访问范围和退出方式。采用最小权限原则，只开放完成任务所需的数据与操作，不应为了方便授予长期、全量访问。

管理员应定期复核工作区角色、成员、集成和共享设置。成员转岗、离职或项目结束时，要同步撤销不再需要的访问权。

## 对模型输出进行人工复核

数据安全不仅发生在输入阶段。输出可能包含错误推断、过度披露、未经授权的个人信息，或把内部内容改写成适合公开传播的形式。发布、发送或写回业务系统前，必须由了解业务和数据要求的人复核。

- 核对事实和引用来源。 - 检查是否包含内部名称、账号或标识符。 - 确认接收对象有权看到这些信息。 - 涉及法律、财务、医疗或安全决策时执行专业审核。 - 不把模型输出直接视为正式审批结论。

## 建立团队安全基线

团队规范至少应写明允许场景、禁止数据、审批流程、文件处理、输出复核、连接权限和事件上报。规则要短而明确，并放在成员容易找到的位置。新成员培训和定期复训应使用同一版本。

产品能力、安全控制和治理选项可能更新。管理员应以 OpenAI 当前的工作区安全、角色权限和治理文档为依据，同时遵守本组织适用的法律、合同与内部政策。

## 定期审计重点

- 成员和角色是否仍符合实际职责。 - 是否存在无人负责的共享内容或连接。 - 是否发生敏感资料误传或凭据暴露。 - 是否按规定完成输出复核。 - 内部规范是否覆盖新启用的功能。 - 事件联系人和处理流程是否可以实际执行。 - 过去的问题是否已经转化为规则或技术控制。

安全治理的目标不是阻止使用，而是让团队知道哪些数据可以使用、由谁批准、怎样复核，以及发生问题后如何迅速止损。